Standar Operasional Prosedur ( SOP ) Merupakan sebuah proses yang terdokumentasi yang biasanya dimiliki oleh sebuah perusahaan yang mana digunakan untuk memastikan jika pelayanan dan produk dari perusahaan tersebut sudah disampaikan secara konsisten. SOP ini digunakan untuk menunjukan kepatuhan terhadap berbagai macam peraturan serta untuk sarana dokumentasi bagaimana tugas tersebut dilaksanakan dan di selesaikan.
Fungsi SOP di Dalam Perusahaan
Setiap perusahaan pasti mempunyai berbagai macam SOP dalam setiap melakukan suatu pekerjaan tertentu. Ada berbagai macam fungsi dari SOP tersebut, yaitu :
- Menunjukan kosistensi
Tujuan utama dalam pembuatan SOP adalah digunakan untuk menunjukan konsistensi dalam melakukan berbagai tugas. Semakin konsisten suatu proses dari orang ke orang, maka semakin kecil kemungkinan terjadinya masalah.
- Melakukan Reduksi pada kesalahan
Prosedur akan ditulis secara terperinci pada SOP. Semua peraturan dan prosedur dituangkan secara tertulis pada SOP tersebut. Selama melaksanakan tugas, semua orang harus melakukan sesuai dengan apa yang tertulis dalam SOP
- Sarana komunikasi
SOP digunakan sebagai sarana untuk komunikasi antara perusahaan dengan semua tim yang ada di dalamnya. SOP menyediakan berbagai metode yang digunakan untuk mengkomunikasikan segala macam proses perubahan yang terjadi pada karyawan
Tips Prosedur Pembuatan SOP yang baik
Sebelum SOP, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan. Berikut ini adalah keteranganya, yaitu sebagai berikut :
- Menentukan orang yang tepat dalam menulis SOP
Dalam membuat sebuah dokumen SOP maka Anda harus menentukan siapa orang atau tim yang tepat untuk menulis SOP. Mereka harus mempunyai kemampuan menulis yang baik. Selain itu, mereka juga harus tahu mengenai proses luar dan dalam untuk memastikan keakuratan dari SOP tersebut.
- Membuat SOP secara visual
Pada dasarnya tidak semua orang bisa menyimpan berbagai informasi dengan tepat. Beberapa orang merupakan tipe pembelajar visual dan ada juga yang suka membaca. Ini mengapa Anda perlu membuat SOP secara visual, video dan diagram. Ini akan membuat SOP mudah dibaca dan mudah dipahami.
- Buat SOP sesuai audiens target yang Anda tuju
Kesalahan umum yang sering terjadi dalam membuat SOP adalah membuat SOP dengan gaya yang tidak sesuai. Anda tidak bisa menyamakan SOP untuk berbagai macam bidang. Jelas mereka sangat berbeda. Oleh karena itu, Anda harus membuat SOP yang sesuai dengan target audiens yang ingin Anda tuju. Hal ini berguna agar bisa sampai ke tujuan Anda.
- Lakukan pengujuan SOP
Setelah selasai, Anda harus membagikan SOP pada tim dan lakukan sesi pelatihan secara langsung sesuai dengan SOP. Ini bertujuan agar mengetahui apakah SOP yang Anda buat sudah lengkap atau belum. Semua tim berhak untuk menambahkan beberapa pendapat mereka terkait dengan SOP.
- Jelaskan alasan mengapa SOP dibuat
Sangat penting sekalin setiap tim harus mengetahui mengapa SOP tersebut dibuat. Anda juga dapat menceritakan beberapan tahapan proses dan apa saja yang akan terjadi apabila hal yang tertulis di dalam SOP tersebut gagal dilakukan. Semakin semua paham mengenai isi SOP maka akan semakin membuat mereka menjadi lebih berhati-hati dalam menjalankan segala aktivitas sesuai dengan SOP.
Itulah tadi beberapa penjelasan mengenai fungsi dan tips dalam menyusun prosedur SOP. Bisa disimpulkan SOP ini sangat penting sekali dimana bisa membuat semua pekerjaan menjadi lebih mudah dan lebih terarah.